Comment réussir son management à distance ?

Fini le traditionnel 9h-18h au bureau ! Désormais, les salariés souhaitent travailler où ils veulent, quand ils veulent. Ils attendent des horaires de travail individualisés, à moduler en fonction de leurs propres contraintes. Cette nouvelle organisation du temps de travail a accéléré la bascule vers un modèle de management davantage basé sur la confiance et l’autonomie de chacun.

Mais, comment manager une équipe à distance ? Quelles sont les règles à appliquer ? Comment concilier la flexibilité des horaires et les exigences de performance de l’entreprise ? Comment maintenir la cohésion d’équipe et le sentiment d’appartenance à l’heure où le télétravail et les échanges virtuels deviennent la norme ? Nos experts en capital humain vous donnent les clés pour appréhender au mieux ces évolutions.

Quelles sont les bonnes pratiques à suivre pour manager son équipe à distance ?

Préserver la relation humaine au travers de l’écran peut rapidement devenir un casse-tête, surtout s’il s’agit d’un exercice inédit ! Ces évolutions nous amènent à réinterroger les pratiques classiques de management et les qualités de leadership des managers pour continuer à préserver et développer l’engagement et l’alignement des collaborateurs au service des enjeux de l’entreprise.

Les règles incontournables du management à distance

Voici quelques règles incontournables lorsqu’une équipe est concernée par le management à distance :

• Rendre son agenda Outlook visible par l’ensemble de l'équipe pour donner de la visibilité sur sa disponibilité.
• Adapter son planning de présence sur site en fonction des événements de la vie professionnelle d'équipe. L’intégration d’un nouveau collaborateur, une réunion d’équipe avec prise de décision / brainstorming sont par exemple des échanges à privilégier en présentiel.
• Organiser et partager en interne le planning des jours de présence sur site et en télétravail.
• Fixer des jours où toute l’équipe se retrouve au bureau pour profiter d’échanges informels. En effet, l'un des défis du travail à distance est le manque de contacts directs et personnels entre les membres de l'équipe. Les échanges informels permettent aux collaborateurs de mieux se connaître, de partager des expériences et de discuter de sujets qui ne sont pas liés au travail.
• Savoir planifier ses tâches en fonction de son lieu de travail. Les tâches de fond à mener en individuel et nécessitant de la concentration sont à privilégier en télétravail. Les tâches impliquant plusieurs personnes et nécessitant de l’échange d’idées sont quant à elles à privilégier en présentiel.

Les éléments clés de l'animation d'équipe

Le management à distance nécessite que les éléments clés de l’animation d’équipe soient en place, à savoir :

• Etablir des règles de communication claires. Les membres de l'équipe doivent savoir quand et comment communiquer avec les autres membres de l'équipe. Ils doivent aussi connaître les attentes en matière de temps de réponse. Pour interagir en distanciel, chacun doit être à l’aise avec les outils de communication adaptés tels que les applications de vidéoconférence, les messageries instantanées voire les boards digitaux.
• Mettre en place des rituels d’échanges réguliers en collectif comme en inter-individuel (entre le manager et chaque membre de son équipe) pour maintenir l'engagement de l'équipe et garantir sa performance.

L'importance des réunions d'équipe

Les réunions permettent aux membres de l'équipe de se tenir au courant de l’actualité et des projets en cours. Elles permettent aussi d’identifier des alertes liées à la planification des tâches et à la charge de travail.

Les reportings réguliers aident le manager et son équipe à suivre l’avancement de la feuille de route et à identifier les sujets qui nécessitent une attention particulière. Il est aussi important de mettre en place des points de synchronisation réguliers transverses avec les autres services pour une meilleure vue d’ensemble des projets en cours au sein de l’entreprise.

💡 Bon à savoir : Suivre les bonnes pratiques concernant l’organisation et la tenue des réunions permet de gagner en efficacité et de limiter le surmenage digital lié à l’enchaînement de réunions virtuelles.

Que requiert le management à distance pour les managers et les managés ?

Lorsque les collaborateurs sont à distance, il est essentiel pour le manager de leur accorder une certaine autonomie. Pour encourager cette autonomie, le manager doit établir des objectifs clairs et atteignables pour chaque membre de l'équipe et il doit leur faire confiance pour les atteindre.

Les collaborateurs doivent quant à eux être en mesure de gérer leur temps et leur travail tout en respectant les délais et les attentes de l'entreprise.

Pour que la performance soit au rendez-vous, d’autant plus dans un contexte de management à distance, il est essentiel que 3 facteurs soient réunis :

Le vouloir-faire

Le vouloir-faire interroge la motivation du collaborateur / de l’équipe à réaliser les objectifs fixés. Le manager a un rôle important à jouer pour :

• Donner du sens à ces objectifs
• Valoriser la contribution singulière du collaborateur à la mission du service
• Valoriser le rôle de l’équipe dans l’accomplissement de la mission de l’entreprise.

Le managé a également à questionner son manager s’il a des difficultés à comprendre le pourquoi de ses objectifs et à bien appréhender dans quoi ils s’inscrivent.

Le savoir-faire

Le savoir-faire interroge la compétence du collaborateur / de l’équipe à réaliser ses objectifs. Le manager doit ajuster les moyens à disposition pour permettre au collaborateur d’atteindre les objectifs fixés.

La transparence du collaborateur est précieuse pour éclairer son manager sur ce qu’il sait faire et ne sait pas faire. Le collaborateur doit expliciter ce dont il a besoin pour être performant. 

Le pouvoir-faire

Le pouvoir-faire interroge les prérogatives partagées au sein de l’organisation du collaborateur et les moyens qui lui sont alloués pour réaliser ses objectifs.

Le manager, accompagné de son service RH doit s’assurer que le rôle et les missions de son collaborateur sont connus et respectés au sein de l’organisation. Il doit garantir la bonne mise à disposition des moyens et ressources pour les effectuer.

Le collaborateur a quant à lui un devoir d’alerte auprès de son manager sur ce facteur si celui-ci n’est pas en place.

💡 Bon à savoir : La bienveillance et la proximité sont essentielles pour maintenir l'engagement et la motivation des collaborateurs. Les collaborateurs à distance peuvent se sentir isolés et éloignés de l'équipe. Le manager doit donc être attentif aux besoins de ses collaborateurs et leur montrer qu'il se soucie de leur épanouissement.

Pour rappel, quel est le cadre juridique du télétravail ?

En France, la loi sur le télétravail est en place depuis 2012 et a été renforcée en 2017 (Articles L1222-9 à L1222-11). Cette loi définit les droits et les obligations des employeurs et des collaborateurs dans le cadre du télétravail. Les employeurs ont l'obligation de fournir aux collaborateurs à distance des équipements de travail adéquats et de prendre en compte les besoins des collaborateurs pour le maintien de leur santé physique et mentale.

La mise en application concrète de cette loi implique de définir clairement les modalités du télétravail, telles que les jours de travail à distance et les horaires de travail. Il est également important de fournir aux collaborateurs à distance les équipements nécessaires, tels que des ordinateurs portables et une connexion Internet rapide et stable.

En outre, les conditions de travail des télétravailleurs doivent être prises en compte. Les employeurs doivent s'assurer que les collaborateurs à distance ont un espace de travail confortable et approprié pour effectuer leur travail.

Les collaborateurs doivent être en mesure de travailler dans des conditions similaires à celles du bureau, avec un accès adéquat à l'équipement et aux ressources nécessaires. Il est fréquent aujourd’hui de constater l’existence de plusieurs accords de télétravail pour prendre en compte les différents types d’emplois présents au sein de l’organisation.